Prise en compte de la demande usager

La Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH) de la Seine-Maritime, en tant que responsable de traitement, met en œuvre un traitement de données à caractère personnel pour la gestion de la prise en compte des demandes des usagers.

Principales finalités

Prise en compte des demandes émanant de divers canaux (accueil physique, téléphone, courrier, courriel, téléservice)
Numérisation et indexation des dossiers papiers
Enregistrement des dossiers et des demandes
Gestion des demandes de pièces complémentaires
Envoi des accusés de réception (recevable ou irrecevable avec demande de pièces) et envoi des identifiants de connexion au téléservice.

Base légale du traitement

Article 6.1.c du RGPD : Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;

Cette aide s’inscrit dans le cadre réglementaire suivant sans que cela ne soit exhaustif :

Code de l'action sociale et des familles, notamment :

Art. L146-3 : [...] Afin d'offrir un accès unique aux droits et prestations mentionnés aux articles L. 241-3 et L. 245-1 à L. 245-11 du présent code et aux articles L. 412-8-3, L. 432-9, L. 541-1, L. 821-1 et L. 821-2 du code de la sécurité sociale, à toutes les possibilités d'appui dans l'accès à la formation et à l'emploi et à l'orientation vers des établissements et services ainsi que de faciliter les démarches des personnes handicapées et de leur famille, il est créé dans chaque département une maison départementale des personnes handicapées. [...]

[...] L'évaluation des demandes et l'attribution des droits et prestations [...] relèvent de la compétence de la MDPH [...].

[...] La MDPH exerce une mission d'accueil, d'information, d'accompagnement et de conseil des personnes handicapées et de leur famille, ainsi que de sensibilisation de tous les citoyens au handicap.[...].

Encadrement de l'utilisation du Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR) :

La loi du 26 janvier 2016 relative à la modernisation du système de santé et la loi du 28 décembre 2015 relative à l’adaptation de la société au vieillissement ont désigné le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques comme identifiant de l’usager pour l’ensemble de la sphère sanitaire et médico-sociale, ce qui permet aux MDPH de l’utiliser pour les échanges informatiques avec leurs partenaires (Éducation nationale, agences régionales de santé, établissements et services médico-sociaux…) ;
La loi du 28 décembre 2015 charge la Caisse nationale de solidarité pour l'autonomie (CNSA) de concevoir et de mettre en œuvre un système d’information commun aux MDPH et de définir à cet effet des normes permettant de garantir l’interopérabilité entre ses systèmes d’information et ceux des départements et des MDPH. Le choix a été fait de recourir au Système national de gestion des identités (SNGI) et à la plateforme d’échange de données existante entre la Caisse nationale d'allocations familiales (CNAF) et ses partenaires, dont font partie les MDPH.

Catégories de personnes concernées

Usagers, ou autorité parentale, délégation d’autorité parentale ou tutelle ;
Aidants ;
Agents en charge du dispositif ;

Catégories de données collectées pour les usagers (Cerfa 15692*01)

Données d'identité ;
Adresse ;
Situation familiale ;
Mesures de protection ;
Vie quotidienne ;
Vie scolaire ou étudiante ;
Situation professionnelle ;
Numéro d'inscription au registre (pour la consultation du SNGI et les échanges avec les organismes habilités) ;
Attentes et besoins au regard du handicap (avec justificatifs) ;
Demandes de droits en vue de la compensation du handicap ;
Descriptif de la vie d'aidant ;
Justificatifs d'identité et de domicile ;
Certificat médical et comptes rendus d'examens (Cerfa 15695*01) ;

Origine des données collectées

Les données sont collectées directement auprès des :

Usagers
Aidants

Destinataires des données

Ces données sont destinées aux services habilités de la MDPH de la Seine-Maritime (unité accueil, unité mutualisée, instructeurs, évaluateurs, équipes pluridisciplinaires, et commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées (CDAPH)), et du Département de la Seine-Maritime (centre de dématérialisation) ;

Elles ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires externes dûment habilités et intervenant strictement dans le cadre du dossier, sous forme d'extraits limités au strict nécessaire en fonction des propositions d'aides qui seront adoptées (par exemple la Caisse d'allocation familiale (CAF) dans le cadre du maintien des droits au Complément de ressource (CPR) ou à l'Allocation adulte handicapé (AAH), ainsi que pour les décisions d'AEEH (Allocation éducation enfant handicapé), l'Imprimerie Nationale pour l'édition des cartes mobilité inclusion (CMI), la plateforme "ViaTrajectoire" du Groupement de Coopération Sanitaire Système d’Information Santé en Auvergne-Rhône-Alpes (GCS SARA) pour la gestion des orientations et la CPAM pour le paiement des prestations de santé en établissements de santé et médico sociaux (ESMS), le Pôle Emploi pour les décisions RQTH (Reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé), etc.) ;

Le Système national de gestion des identifiants (SNGI), système automatisé français mis en œuvre par la Caisse nationale d'assurance vieillesse (CNAV), est consulté systématiquement dans le cadre de ce traitement pour certifier l'identité des demandeurs ;

Durées de conservation

Dans le cadre du processus de dématérialisation mis en place au sein du Département de la Seine-Maritime, les dossiers papiers sont numérisés puis stockés pendant 6 mois dans un local protégé avant d'être détruits de façon sécurisée ;
Les dossiers de demande sont conservés 5 ans après la fin de la dernière prestation, puis ils font l'objet d'un échantillonnage pour un versement à la direction des Archives départementales, ou une destruction.

Homologation RGS (Référentiel Général de Sécurité)

Le téléservice de dépôt des demandes des usagers a fait l'objet d'un avis favorable en comité d'homologation et des libertés du 16 juin 2022 et, après délibération du COMEX de la MDPH, de l'arrêté d'homologation RGS n°01/2022.

Droits des personnes concernées

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, les personnes concernées par ce traitement bénéficient d’un droit d’accès, de rectification et de limitation des informations qui les concernent. Pour exercer ces droits, elles doivent s'adresser au Délégué à la protection des données (DPO) de la MDPH à l'adresse:

Monsieur le Délégué à la protection des données
Maison départementale des personnes handicapées de la Seine-Maritime
13 rue Poret de Blosseville
76100 ROUEN,

ou par courriel à dpo-mdph@seinemaritime.fr.

Enfin, toute personne concernée peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) :

CNIL
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07

Téléphone : 01.53.73.22.22
https://www.cnil.fr